by Jose María Ortiz

(English Translation follows)

El mundo de la información está lleno de numerosos caminos. En muchos de ellos nos perdemos por el desconocimiento en la selección de fuentes, por la avalancha de datos constante e inmediata. En una biblioteca de una escuela de negocios el tiempo es uno de los valores más apreciados y compete a la biblioteca generar medios y difundirlos para engrasar la rueda de la docencia y la investigación.

Visibilidad interna y externa

Parte de un plan de colaboración debe incluir las medidas adecuadas para no generar procesos repetitivos que impidan al staff estar al 100% orientado hacia el usuario. Pensemos en los procesos de catalogación, donde la mayor parte del trabajo está en origen ya hecho y en realidad se requiere formación en compartir e importar datos. Esto mismo tiene dos consecuencias, la primera y ya comentada, se descarga al bibliotecario de trabajo mecánico en pro de un mayor servicio a su comunidad de usuarios, traducido a mayor visibilidad interna de nuestro centro de información.

La segunda, la confluencia de nuestra actividad en el entorno de la información, en los catálogos colectivos, los grupos de trabajo y las redes profesionales, que a su vez genera espacios para la visibilidad del trabajo y la marca de nuestra biblioteca hacia el exterior.

Rentabilidad y eficiencia que impulsan la visibilidad

Es una primera consecuencia, el hecho que la colaboración implica reducción de costes y un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles en una biblioteca. Si nuestro centro de información forma parte de un consorcio que opera en materias de préstamo interbibliotecario, compras consorciadas de recursos electrónicos, sabremos que obtenemos beneficios directos en nuestras inversiones y condiciones generales de nuestras licencias.

Pero sumado a esto, pensemos que el hecho de participar colaborativamente en estos foros nos lleva también a crear una posibilidad para la presentación de nuestros servicios, a definir lo que nos posiciona en un carácter distintivo y atractivo dentro de una comunidad académica.

Piensa en global, colaboración es participación

Parte de mi trabajo diario es fomentar las posibilidades y dotar a la biblioteca donde trabajo de herramientas participativas que permitan un eficiente servicio a nuestros usuarios. Siempre que pienso en cómo podemos colaborar y participar en diversos foros, me pregunto ¿de qué manera contribuirá esto a la visibilidad y posicionamiento de nuestra biblioteca, y también de toda la organización?

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The world of information is full of many processes. In many of them, we get lost due to ignorance on the selection of sources, due to the onslaught of constant and immediate data. In the library of a business school time is one of the most cherished values and it is a function of the library to generate and disseminate resources to grease the wheel of teaching and research.

Internal and external visibility

Part of a collaborative plan must include appropriate measures to avoid creating repeatable processes that prevent the staff from being 100% oriented towards the user. Think of the cataloging process, where most of the work is already done originally and actually training is required to share and import data. This also has two consequences, first and already mentioned, it takes the librarians time away from better service to its community of users, translated into greater internal visibility of our information center. The second, the convergence of our activity in the information environment in the catalogs, working groups and professional networks, creates space for visibility of the work and the mark of our library to the outside.

Profitability and Efficiency driving visibility

It is a first consequence, the fact that collaboration means lower costs and better use of available resources in a library. If our information center is part of a consortium that operates in the areas of interlibrary loan, consortia purchases of electronic resources, etc, we know we get direct benefits from our investments and general conditions in our licenses. But, in addition to that, we think that participation collaboratively in these forums also leads us to create an opportunity for the presentation of our services, to define the ways that make us distinctive and attractive in an academic community.

Think global, collaboration is participation

Part of my daily job is to promote opportunities and provide the library where I work with participatory tools that enable us to provide efficient service to our users. Whenever I think about how we can cooperate and participate in various forums, I wonder how this will contribute to the visibility and positioning of our library, and also of the entire organization.

Jose María Ortiz is Associate Library Director in IE Business School, one of the top business schools on the FT rankings. He has an MLIS and is also a constant reader and learner on how librarians influence society.  Follow him on Twitter @josemaLIS.